近年來，隨著電子信息技術的快速發展，以全球化、網絡化、智能化為趨勢的辦公方式越來越受到各行各業的青睞。而在管理層次足層級式結構的政府單位，在地域分布上一般是分散的，這就需要一種既集中又能分散的溝通方式。一般來說，這類機構會定期召開行政辦公會議，以統一的思想，解決問題，應急會議也足非常常見的。而傳統的日常溝通多依靠電話和電子郵件，地理上的的分散特性使其管理和決策出現障礙，一般通過召集會議的方式來解決問題，時間、交通安全、效率、費用都是該類機構需要考慮解決的問題。這炎組織的各類會議和培訓費用極高，時間成本和費用成本因素也是該類機構尋求視頻會議制成的重要驅動力。

政府行業層級眾多，日常會議頻繁，傳統的集中式會議已經越來越跟不上時代的步伐，而且每年高昂的會議費用往往難以控制，尤其是每年年底總結會、計劃會、部署會等各種會議頻繁舉行，使得各級機關忙碌予“文山會?！保粌H領導干部筋疲力盡，而且讓群眾辦事無門，找不到人，從而整個行政效率明顯下降。改進文風會風、提倡開短會講短話的精神，早已經“駐進”各級機關的文件里面，部分單位也已經以實際行動開展起來，通過視頻會議系統召開各級會議不僅節省了大量人力、財力、物力，而且節省了與會人員的大量時間。如何能有效地借助于政府現有的辦公網絡，搭建一個高效的網絡通訊平臺，從而能實現機構之間各種精神的快速貫徹落實，與民眾的信息溝通和傳達，提高現有辦公效率，成為政府部門新一代電子政務建設的任務重點。

作為完善的遠程辦公解決方案—視頻會議系統，能充分利用政府部門電子政府系統現有網絡軟、硬件設備機環境，有效提高政府機關的辦公和決策效率，更大幅度節省了差旅、培訓、電話通訊費用，使建設節約型、高效型、互動型的政務信息化落實到實處。基于硬件系統的視頻會議系統以其卓越的音視頻質量，強大完善的數據協作功能、可靠的系統性能、高效的大容量設計、開放的可擴展架構為各級政府部門搭建了一個全方位、多層次、高效率的網絡多媒體通訊平臺。幫助政府部門實現工作中各種信息進行處理，實現協同工作的需求。視頻會議不僅解決了困擾政府多年的“文山會海”問題，還能達到比以往工作更直接、更快速、更高效的目的網絡多媒體通訊平臺。幫助政府部門實現工作中各種信息進行處理，實現協同工作的需求。視頻會議不僅解決了困擾政府多年的“文山會?！眴栴}，還能達到比以往工作更直接、更快速、高高效的目的。視頻會議的普及應用，減少了政府機構的會議成本，提高了政府的工作效率。同時也推動了現今國務院提出的“精簡會議，實現政府辦公新形式”改革的步伐，越來越受到政府機關用戶的贊揚和認可。